mailmarge

การสร้างจดหมายเวียนของ Word ด้วยข้อมูลของ Excelนำไปใช้กับ: Microsoft Office Excel 20031ในโปรแกรม Microsoft Excel ให้ตั้งค่าข้อมูลที่จะใช้ในจดหมายเวียนวิธีการ1 ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลนั้นอยู่ในรูปแบบรายการ (รายการ: ชุดของแถวซึ่งมีข้อมูลที่เกี่ยวข้องกันหรือชุดของแถวที่คุณกำหนดเพื่อให้ทำหน้าที่เป็นแผ่นข้อมูลโดยใช้คำสั่ง สร้างรายการ) ซึ่งหมายความว่าแต่ละคอลัมน์จะมีป้ายชื่อวางอยู่ในแถวแรก และมีข้อมูลรายละเอียดประเภทเดียวกันอยู่ในคอลัมน์นั้น และห้ามมีแถวว่างเปล่า หรือคอลัมน์ว่างเปล่าอยู่ภายในรายการ คุณจะใช้ป้ายชื่อคอลัมน์ในการระบุตำแหน่งการเดินทางของข้อมูลในจดหมายเวียน2 ตรวจสอบให้แน่ใจว่าป้ายชื่อคอลัมน์ระบุให้ทราบอย่างชัดเจนว่ามีข้อมูลชนิดใดบ้างอยู่ในคอลัมน์นั้น ซึ่งจะช่วยให้คุณเลือกข้อมูลที่ถูกต้องขณะทำการสร้างจดหมายเวียน ตัวอย่างเช่น การใช้ป้ายชื่อ ชื่อแรก ชื่อสกุล ที่อยู่ และ เมือง จะดีกว่าการใช้ป้ายชื่อ คอลัมน์ 1 คอลัมน์ 2 คอลัมน์ 3 และ คอลัมน์ 43 ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเตรียมคอลัมน์แยกไว้ต่างหากแล้วเพื่อใส่องค์ประกอบแต่ละอย่างไว้ในจดหมายเวียน ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณจะสร้างแบบฟอร์มจดหมายที่มีชื่อต้นของผู้รับแต่ละคนวางไว้ในส่วนเนื้อความของจดหมายนั้น คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีคอลัมน์ใส่ชื่อต้นเพียงอย่างเดียว ไม่ใช่มีทั้งชื่อแรกและชื่อสกุลรวมอยู่ในคอลัมน์เดียวกัน ถ้าคุณต้องการระบุผู้รับแต่ละคนโดยใช้ชื่อแรกและชื่อสกุล เช่น Mr। Smith คุณสามารถใส่ชื่อนำหน้าและชื่อสกุลไว้ในคอลัมน์เดียวกันได้ หรือจะใช้คอลัมน์หนึ่งสำหรับใส่ชื่อแรก และใช้อีกคอลัมน์หนึ่งสำหรับใส่ชื่อสกุลก็ได้เช่นกัน4 เมื่อต้องการทำให้รายการให้ง่ายต่อการค้นหาเมื่อคุณเลือกรายการนั้นเพื่อใช้กับจดหมายเวียน ก็ให้ตั้งชื่อ (ชื่อ: คำหรือสายอักขระที่ใช้แสดงแทนเซลล์ ช่วงของเซลล์ สูตร หรือค่าคงที่ ให้ใช้ชื่อที่ง่ายต่อการเข้าใจ เช่น Products เพื่ออ้างถึงช่วงซึ่งยากที่จะเข้าใจ เช่น Sales!C20:C30)รายการนั้นด้วยวิธีดังต่อไปนี้วิธีการ- เลือกทั้งรายการ- บนเมนู แทรก ให้ชี้ไปที่ ชื่อ แล้วคลิก กำหนด- พิมพ์ชื่อสำหรับรายการนั้น- คลิก เพิ่ม จากนั้นคลิก ปิด2 บันทึกแล้วปิดสมุดงานที่มีข้อมูลอยู่3สลับไปที่โปรแกรม Microsoft Word 4 บนเมนู เครื่องมือ ให้ชี้ไปที่ จดหมายและเมล จากนั้นคลิก ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียน 5ในสองขั้นตอนแรกของตัวช่วยสร้างจดหมายเวียน ให้เลือกชนิดเอกสารและเริ่มต้นเอกสารนั้น หากคุณจะสร้างป้ายชื่อผนึกหมายเวียน ให้คลิก ป้ายชื่อ ในขั้นตอนที่ 1 จากนั้นคลิก ตัวเลือกป้ายชื่อ ในขั้นตอนที่ 2 เพื่อเลือกขนาดและชนิดของป้ายชื่อที่จะพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับขั้นตอนเหล่านี้ของตัวช่วยสร้าง ให้ดูจากหัวข้อวิธีใช้ใน वर्ड 6 ในขั้นตอนที่สามของตัวช่วยสร้าง ให้คลิก ใช้รายการที่มีอยู่ ภายใต้ เลือกผู้รับ จากนั้นคลิก เรียกดู7ในรายการ มองหาใน ให้คลิกโฟลเดอร์ที่คุณได้บันทึกสมุดงานไว้ด้วยข้อมูลของคุณ แล้วคลิกสมุดงานนั้น จากนั้นคลิก เปิด 8ในกล่องโต้ตอบ เลือกตาราง ให้หาตำแหน่งที่ตั้งและคลิกรายการของคุณ จากนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย มีหัวเรื่องคอลัมน์ในแถวแรกของข้อมูล แล้วคลิก ตกลง 9ในกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน ให้คลิกป้ายชื่อคอลัมน์ใดก็ได้ในข้อมูลของคุณที่สัมพันธ์กับชื่อเขตข้อมูลในเอกสาร Word ขั้นตอนนี้จะช่วยให้การแทรกข้อมูลของคุณลงในเอกสารแบบฟอร์มง่ายขึ้น สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเขตข้อมูลที่มีชื่อตรงกับป้ายชื่อคอลัมน์ ให้ดูจากหัวข้อวิธีใช้ใน वर्ड10ถ้าคุณต้องการใส่เฉพาะชื่อผู้รับที่เลือกไว้ไว้ในจดหมายเวียนเท่านั้น ให้คลิก แก้ไขรายชื่อผู้รับ แล้วเลือกชื่อผู้รับที่ต้องการ 11ใช้ขั้นตอนที่เหลือของตัวช่วยสร้างเพื่อเขียนข้อความ เพิ่มข้อมูลผู้รับ แสดงตัวอย่าง ปรับให้มีรูปแบบเฉพาะตัว บันทึก และพิมพ์เอกสาร หรือส่งเอกสารทางอีเมล ถ้าต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับขั้นตอนเหล่านี้ของตัวช่วยสร้าง ให้ดูจากหัวข้อวิธีใช้ใน Word หมายเหตุขณะที่ Word เปิดสมุดงานไว้เพื่อสร้างจดหมายเวียน คุณจะไม่สามารถเปิดสมุดงานใน Excel ได้ ถ้าต้องการดูข้อมูลและป้ายชื่อคอลัมน์ของสมุดงานนั้น ให้ไปที่ขั้นตอนที่ 3 หรือ 5 ของตัวช่วยสร้าง แล้วคลิก แก้ไขรายชื่อผู้รับคุณสามารถใช้จดหมายเวียนที่มีข้อมูลของ Excel ซึ่งเป็นจดหมายเวียนที่สร้างขึ้นจาก Word รุ่นก่อนหน้านี้ต่อไปได้ เมื่อต้องการเปิดและใช้จดหมายเวียนเหล่านี้ใน Word 2002 หรือรุ่นที่ใหม่กว่า คุณจะต้องติดตั้ง Microsoft Query ซึ่งโปรแกรมนี้จะไม่จำเป็นต้องใช้อีกต่อไปในการสร้างจดหมายเวียนใหม่ใน Word 2002 หรือรุ่นที่ใหม่กว่า
การสร้างจดหมายเวียนอิเล็กทรอนิกส์นำไปใช้กับ: Microsoft Office Publisher 2007
คุณสามารถใช้จดหมายเวียนอิเล็กทรอนิกส์เมื่อต้องการส่งข้อความจำนวนมากที่ส่วนใหญ่เหมือนกันแต่มีข้อมูลบางส่วนในแต่ละข้อความที่ไม่ซ้ำกัน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้จดหมายเวียนอิเล็กทรอนิกส์เพื่อสร้างข้อความอีเมลที่กำหนดเองแต่ละฉบับ โดยที่อีเมลแต่ละฉบับนั้นจะมีหมายเหตุส่วนบุคคล หรือเนื้อหาภายในที่เปลี่ยนไปตามกลุ่มลูกค้าเป้าหมายต่างๆ นอกจากนี้ คุณสามารถใช้จดหมายเวียนอิเล็กทรอนิกส์เพื่อสร้างการประกาศผลิตภัณฑ์และส่งไปยังลูกค้า 100 อันดับแรกของคุณ ซึ่งข้อความส่วนใหญ่หรือทั้งหมดในสิ่งพิมพ์จะเหมือนกัน แต่ที่อยู่อีเมลของลูกค้าแต่ละรายจะแตกต่างกันออกไป
หมายเหตุ จดหมายเวียนอิเล็กทรอนิกส์จำเป็นต้องใช้ Microsoft Office Outlook 2007 หรือ Microsoft Outlook Express (รุ่น 5।0 หรือรุ่นที่ใหม่กว่า)
ให้ใช้บานหน้าต่างงาน จดหมายเวียนอิเล็กทรอนิกส์ สร้างจดหมายเวียนอิเล็กทรอนิกส์ เมื่อต้องการเปิดบานหน้าต่างงาน จดหมายเวียนอิเล็กทรอนิกส์ ในสิ่งพิมพ์ใหม่หรือที่มีอยู่ ให้ชี้ไปที่ จดหมายและแค็ตตาล็อก บนเมนู เครื่องมือ แล้วคลิก จดหมายเวียนอิเล็กทรอนิกส์
สร้างหรือเชื่อมต่อกับรายชื่อผู้รับ
เมื่อต้องสร้างจดหมายเวียนอิเล็กทรอนิกส์ คุณต้องเปิดสิ่งพิมพ์ใหม่หรือที่มีอยู่ แล้วเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูล ซึ่งเป็นแฟ้มที่มีข้อมูลไม่ซ้ำกันที่คุณต้องการจะรวม แฟ้มข้อมูลอาจมีรายชื่อและที่อยู่อีเมล ข้อมูลของผลิตภัณฑ์ หรือรูปภาพ สำหรับรูปแบบของแฟ้มข้อมูลอาจมีได้หลากหลายดังนี้- รายการที่ติดต่อ Microsoft Office आउटलुक- แผ่นงาน Microsoft Office Excel- ตาราง Microsoft Office Word- ตารางฐานข้อมูล Microsoft Office Access- แฟ้มข้อความที่มีแท็บ เครื่องหมายจุลภาค เครื่องหมายอัฒภาค หรือตัวคั่นอื่นๆ แบ่งคอลัมน์ และการขึ้นย่อหน้าใหม่แบ่งแถว
คุณสามารถเชื่อมต่อกับรายการหรือแหล่งข้อมูลที่มีอยู่ หรือจะสร้างรายชื่อผู้รับใหม่ก็ได้ ถ้าคุณต้องการใช้เฉพาะข้อมูลบางตัวในรายการสำหรับการผสานของคุณ คุณสามารถกรองรายการของคุณตามเกณฑ์ที่ระบุได้ นอกจากนี้ คุณยังสามารถเรียงรายการตามลำดับตัวอักษรได้ด้วย
หมายเหตุ ถ้าคุณต้องการผสานรูปภาพลงในหน้าสิ่งพิมพ์ แหล่งข้อมูลของคุณจะต้องรวมชื่อแฟ้มหรือ เส้นทาง (เส้นทาง: เส้นทางที่ระบบปฏิบัติการใช้ในการค้นหาตำแหน่งของโฟลเดอร์หรือแฟ้ม ตัวอย่างเช่น C:\House finances\March.doc) สำหรับแฟ้มรูปภาพที่คุณต้องการผสาน อย่ารวมรูปหรือรูปภาพจริงในแหล่งข้อมูลของคุณ
การใช้รายการที่มีอยู่
1ภายใต้ สร้างรายชื่อผู้รับ ให้คลิก ใช้รายการที่มีอยู่ แล้วคลิก ถัดไป: สร้างหรือเชื่อมต่อกับรายชื่อผู้รับตามค่าเริ่มต้น Microsoft Office Publisher จะเก็บแหล่งข้อมูลไว้ในโฟลเดอร์ My Data Sources คุณอาจต้องเรียกดูเพื่อหาตำแหน่งที่ตั้งแหล่งข้อมูลของคุณ
2ในกล่องโต้ตอบ เลือกแหล่งข้อมูล ให้คลิกแหล่งข้อมูลที่คุณต้องการ
3คลิก เปิดกล่องโต้ตอบอื่นอาจปรากฏขึ้น เพื่อร้องขอข้อมูลที่เฉพาะเจาะจง ขึ้นอยู่กับว่าคุณเลือกแหล่งข้อมูลชนิดใดตัวอย่างเช่น ถ้าแหล่งข้อมูลของคุณเป็นสมุดงาน Microsoft Office Excel ที่มีข้อมูลอยู่ในหลายแผ่นงาน คุณต้องเลือกแผ่นงานที่มีข้อมูลที่คุณต้องการ แล้วคลิก ตกลงที่ติดต่อทั้งหมดในรายการจะปรากฏอยู่ในกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน ซึ่งคุณสามารถกรองและเรียงลำดับรายชื่อผู้รับที่ถูกรวมอยู่ในการผสานได้
การเลือกผู้รับจากที่ติดต่อ आउटलुक11ภายใต้ สร้างรายชื่อผู้รับ ให้คลิก เลือกจากที่ติดต่อ Outlook แล้วคลิก ถัดไป: สร้างหรือเชื่อมต่อกับรายชื่อผู้รับ2ถ้าคุณถูกพร้อมท์ให้เลือกเมลโปรไฟล์ ให้คลิกโปรไฟล์ที่คุณต้องการ แล้วคลิก ตกลง3ในกล่องโต้ตอบ เลือกที่ติดต่อ ให้คลิกรายการที่ติดต่อที่คุณต้องการ แล้วคลิก ตกลงที่ติดต่อทั้งหมดในโฟลเดอร์จะปรากฏในกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน ซึ่งคุณสามารถกรองและเรียงลำดับรายชื่อผู้รับที่ถูกรวมอยู่ในการผสานได้
การพิมพ์รายการใหม่ถ้าไม่มีรายการที่จะเชื่อมต่ออยู่ คุณก็สามารถสร้างรายการใหม่ได้1ภายใต้ สร้างรายชื่อผู้รับ ให้คลิก พิมพ์รายการใหม่ แล้วคลิก ถัดไป: สร้างหรือเชื่อมต่อกับรายชื่อผู้รับ2ในกล่องโต้ตอบ รายการที่อยู่ใหม่ ให้เพิ่มส่วนหัวของเขตข้อมูลหรือของคอลัมน์ใหม่ที่ต้องการวิธีการในกล่องโต้ตอบ รายการที่อยู่ใหม่ ให้คลิก กำหนดคอลัมน์เอง แล้วให้เลือกทำดังต่อไปนี้*เมื่อต้องการเพิ่มเขตข้อมูล ให้คลิกชื่อของเขตข้อมูลที่คุณต้องการเพิ่ม แล้วคลิก เพิ่ม*เมื่อต้องการเอาเขตข้อมูลออก ให้คลิกชื่อของเขตข้อมูลที่คุณต้องการเอาออก แล้วคลิก ลบเมื่อต้องการเปลี่ยนชื่อเขตข้อมูล ให้คลิกชื่อของเขตข้อมูลที่คุณต้องการเปลี่ยนชื่อ จากนั้น*ในกล่องโต้ตอบ การเปลี่ยนชื่อเขตข้อมูล ให้พิมพ์ชื่อใหม่ในกล่องข้อความ เป็น*เมื่อต้องการย้ายเขตข้อมูลขึ้นหรือลงในรายการ ให้คลิกชื่อของเขตข้อมูลที่คุณต้องการจะย้าย แล้วคลิกย้ายขึ้น หรือ ย้ายลง จนกระทั่งอยู่ในตำแหน่งที่คุณต้องการ
3พิมพ์ข้อมูลสำหรับรายการแรกในเขตข้อมูลที่เกี่ยวข้อง รวมทั้งที่อยู่อีเมลของผู้รับ คุณไม่จำเป็นต้องกรอกข้อมูลในทุกเขตข้อมูล4เมื่อคุณป้อนข้อมูลรายการแรกเสร็จสิ้นแล้ว ให้คลิก สร้างรายการ5ทำซ้ำขั้นตอนที่ 3 และ 4 จนกระทั่งคุณเพิ่มรายการจนเสร็จสิ้น แล้วคลิก ตกลง6ในกล่องโต้ตอบ บันทึกรายการที่อยู่ ให้พิมพ์ชื่อสำหรับรายการที่อยู่ในกล่อง ชื่อแฟ้ม แล้วเลือกโฟลเดอร์ที่จะบันทึกรายการนั้นตามค่าเริ่มต้น Microsoft Office Publisher จะบันทึกรายการที่อยู่ในโฟลเดอร์ My Data Sources ขอแนะนำให้เก็บรายการที่อยู่ไว้ที่นี่เพราะโฟลเดอร์นี้เป็นโฟลเดอร์เริ่มต้นที่ Publisher จะใช้ในการค้นหาแหล่งข้อมูลที่ติดต่อทั้งหมดในรายการใหม่ของคุณจะปรากฏอยู่ในกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน ซึ่งคุณสามารถกรองและเรียงลำดับรายชื่อผู้รับที่ถูกรวมอยู่ในการผสานได้การเลือกผู้รับในกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน คุณสามารถเลือกผู้รับที่คุณต้องการใช้ในการผสานได้ เลือกกล่องกาเครื่องหมายถัดจากผู้รับแต่ละรายที่คุณต้องการรวม และล้างกล่องกาเครื่องหมายถัดจากผู้รับแต่ละรายที่คุณต้องการคัดออกการเลือกหรือล้างข้อมูลทั้งหมดในรายการเลือกหรือล้างกล่องกาเครื่องหมายในแถวหัวเรื่องถ้าคุณต้องการใช้เฉพาะข้อมูลบางตัวในรายการเพื่อการผสานของคุณ คุณสามารถกรองรายการของคุณตามเขตข้อมูลหรือเกณฑ์ที่ระบุได้ หลังจากคุณกรองรายการแล้ว คุณสามารถใช้กล่องกาเครื่องหมายเพื่อรวมและคัดระเบียนออกการกรองข้อมูลในรายการคลิกลูกศรที่ถัดจากส่วนหัวของคอลัมน์ของรายการที่คุณต้องการกรองคลิกรายการใดก็ได้ต่อไปนี้- (ว่าง) แสดงระเบียนทั้งหมดในเขตข้อมูลที่สอดคล้องกันซึ่งไม่มีข้อมูลใดๆ อยู่- (ไม่ว่าง) แสดงระเบียนทั้งหมดในเขตข้อมูลที่สอดคล้องซึ่งมีข้อมูลอยู่- (ขั้นสูง) เปิดกล่องโต้ตอบ กรองและเรียงลำดับ ซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อกรองตามเกณฑ์ต่างๆ นอกจากนี้ คุณยังสามารถเปิดกล่องโต้ตอบกรองและเรียงลำดับ ด้วยการคลิก กรอง ภายใต้ ปรับปรุงรายชื่อผู้รับ ในกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน ได้อีกด้วยเคล็ดลับ ถ้าแหล่งข้อมูลของคุณมีหลายระเบียนที่มีข้อมูลในบางเขตข้อมูลเหมือนกัน และถ้ามีค่าไม่ซ้ำกัน 10 ค่าหรือน้อยกว่าในคอลัมน์ คุณสามารถกรองตามข้อมูลที่ระบุได้ ตัวอย่างเช่น ถ้ามีหลายที่อยู่แสดงค่า 'ออสเตรเลีย'เป็นประเทศ/ภูมิภาค คุณสามารถกรองตาม ออสเตรเลีย ได้กล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน จะแสดงเฉพาะระเบียนที่ตรงกับเกณฑ์เท่านั้น เมื่อต้องการแสดงระเบียนทั้งหมดอีกครั้ง ให้คลิก (ทั้งหมด)ถ้าคุณต้องการดูระเบียนในรายการของคุณตามลำดับตัวอักษร คุณสามารถเรียงลำดับระเบียนเหล่านั้นได้การเรียงลำดับข้อมูลในรายการ- ในกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน ให้คลิกส่วนหัวของคอลัมน์ของรายการที่คุณต้องการเรียงลำดับตามตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการแสดงรายการตามลำดับตัวอักษรของนามสกุล ให้คลิกส่วนหัวของคอลัมน์ นามสกุล- เมื่อต้องการเรียงลำดับโดยใช้เกณฑ์หลายเกณฑ์ ให้คลิก เรียงลำดับ ภายใต้ ปรับปรุงรายชื่อผู้รับ ในกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน ในกล่องโต้ตอบ กรองและเรียงลำดับ ให้เลือกเกณฑ์ที่คุณต้องการเรียงลำดับตาม